Contas com a Sofia
5 dicas de faturação eficiente para trabalhadores independentes
1. Marca a “hora das faturas”
Emitir faturas é uma tarefa que não consome muito tempo, mas exige que interrompas o que estás a fazer, abras o browser, procures os dados e, nisto, percas a concentração e o estado de flow que te permite mergulhar em trabalho criativo. Sabias que quando trocamos de tarefa há uma parte do nosso cérebro que fica a pensar na tarefa anterior? É uma espécie de resíduo de atenção e é um grande inimigo do multitasking. Por isso, a primeira dica é que deixes a emissão de faturas dos teus serviços para uma ou duas vezes por semana, ou mais, caso o volume de faturação o justifique.
Sim, não te esqueças que o prazo para emissão da fatura é 5 dias após a data de prestação do serviço, por isso não queremos que seja uma tarefa mensal, mas uma vez por semana é perfeitamente comportável. Isto não só vai reduzir o resíduo de atenção como te poupa tempo e mantém as tuas finanças organizadas.
2. Cuidado com as menções obrigatórias
Quando trabalhas para empresas maiores, com sistemas mais complexos de organização, é possível que te enviem instruções para a descrição da fatura. Por exemplo, o cliente pode pedir-te que incluas na fatura o número da nota de encomenda, ou o número de compromisso, ou a data da prestação de serviço.
Também pode acontecer, nos casos em que o teu cliente está a usar fundos comunitários para desenvolver o seu negócio, que a descrição tenha de corresponder a uma rubrica da despesa que ele tem de anexar ao projeto. Aqui, é conveniente que corresponda sempre à verdade claro, mas pode ser a diferença entre escreveres “gestão de redes sociais” ou “publicidade para redes sociais”; na prática é a mesma coisa, para o projeto pode fazer toda a diferença.
Por isso, se entenderes que pode ser o caso com o teu cliente, confirma antes de emitires a fatura se há algum dado que devas incluir na descrição. Isso vai-te poupar trabalho e faturas anuladas porque não estavam corretas.
3. Cria séries
Até tens um programa de faturação mas se calhar as séries estão a passar-te um bocado ao lado. Porque é que havias de criar séries para as tuas faturas? Bem, é sobretudo importante e útil pensar nelas se venderes serviços diferentes, ou produtos e serviços ao mesmo tempo.
Criar séries ajuda-te a definir fronteiras entre as tuas vendas e a interpretares mais facilmente os resultados, visto que o Moloni ajuda com a apresentação das estatísticas.
Além disso, talvez te lembres que no Portal das Finanças é possível escolher o código CIRS ou CAE sobre o qual queres emitir a fatura. No Moloni não temos isso, mas as séries ajudam a separar as águas e a saberes que esta fatura é de trabalho de design, aquela é de trabalho de ilustração e aquela é de trabalho de formação.
O objetivo, para dormirmos melhor, tem de ser sempre termos a contabilidade o mais arrumada possível, para perdermos menos tempo a fazer contas e mais tempo a fazer o que gostamos.
4. Dedica algum tempo a configurar os artigos
No Portal das Finanças não é possível, mas uma das vantagens de ter um programa como o Moloni é mesmo podermos ter bases de dados dos nossos clientes e artigos e assim conseguir ser mais eficientes na emissão de documentos.
Configurar artigos é muito simples e quanto mais cedo o fizeres, melhor!
Considera os serviços e/ou os produtos que vendes. Cria categorias e, dentro das categorias, cria cada um desses serviços e produtos. Ao configurar um artigo podes definir:
- Uma categoria, essencial para manteres a base de dados arrumada.
- Um tipo de artigo — se é serviço ou produto ou outros.
- Uma referência, que depois te pode servir de atalho quando procuras os artigos. A referência deve ter três dígitos para facilitar a pesquisa. Pode ser um número, mas eu acho mais útil que seja um conjunto de letras que te faça sentido e que não tenhas de usar memória para te lembrar. Por exemplo, o meu curso online da Oficina dos Orçamentos tem a referência OfO.
- Um número de código de barras EAN, caso os utilizes.
- Uma designação ou nome para o teu artigo.
- Um resumo ou descrição do artigo.
- Um preço, que podes configurar com ou sem IVA incluído, facilitando as contas.
- Se pretendes que seja um artigo favorito no POS (Point of Sale), caso o utilizes.
- A unidade de venda, se é ao litro, ao quilo, à hora. Caso tenhas orçamentado um valor global, como frequentemente acontece nos nossos serviços, seleciona a opção “unidade”.
- Outras observações sobre o artigo que aches necessário incluir.
Ao emitires uma fatura, no campo de artigo, o mais simples será pesquisares pela referência ou pela designação. Depois de incluído o artigo poderás alterar a sua designação, descrição e preço mediante o trabalho que estás a faturar.
5. Altera o idioma dos documentos para clientes estrangeiros
Tens um cliente estrangeiro e envias uma fatura em português. Ele responde-te ao e-mail com dúvidas sobre algumas informações da fatura, porque não as compreende.
No Moloni é possível emitires faturas e outros documentos no idioma que definiste para o cliente. Basta ires ao perfil desse cliente, na base de dados, procurar “Configurações de faturação”, e alterar o idioma para aquele que pretendes ou, se estiveres a criar um cliente novo, definires logo esse idioma como predefinido para o cliente.
Podes selecionar Português, Espanhol e Inglês.
Além de querermos facilitar a nossa gestão e contabilidade, como freelancers, queremos garantir que a nossa comunicação com os clientes é o mais eficaz possível e nunca podemos subestimar o impacto de pequenas falhas de comunicação.
