Contas com a Sofia
A importância das revisões trimestrais
Quando estamos por nossa conta, seja sozinhos ou em equipa, é essencial dedicarmos tempo a pensar no que estamos a fazer. Na corrida do dia-a-dia é fácil deixarmo-nos levar pelo que é urgente e ir adiando o que é importante.
O que são revisões trimestrais?
Pode ser uma reunião, no caso de termos uma equipa, ou uma reflexão individual, se trabalharmos sozinhos. Idealmente, deve ter algum tipo de registo para que se crie arquivo e se possa olhar para o progresso ao longo dos anos. Também é boa ideia seguir sempre o mesmo processo de revisão, para ser possível fazer comparações diretas – por exemplo, usar sempre as mesmas métricas de faturação, contactos e orçamentos enviados.
A revisão trimestral não tem de ser longa. É melhor e mais eficaz se for direta ao ponto e se se recolher a informação que realmente vamos tratar e usar mais tarde. Não interessa acumular dados só para fazer coleção.
Para que servem?
As revisões trimestrais servem para fazer o tão importante ponto de situação: Em que momento estamos? Quanto dinheiro está na conta? Quanto está em dívida do lado dos clientes? Quantos orçamentos enviámos este mês?
Este é o tipo de perguntas que queremos fazer ao nosso negócio a cada trimestre. Também podemos fazê-las mensalmente, é certo, mas trimestralmente pode ser mais prático para negócios pequenos ou de uma só pessoa, e que nem sempre encontram o tempo que gostariam para rever o que aconteceu.
Revisões trimestrais servem para acertar a bússola. Para percebermos se estamos a ir na direção certa e, se não, o que é preciso para ajustar a rota – mais esforço de vendas? Expandir a equipa? Reduzir despesas?
Porque é que são importantes, mesmo quando trabalhamos sozinhos
Uma das melhores vantagens de trabalhar por conta própria é podermos tomar decisões quanto ao que fazer a seguir. Estamos no leme – continuando com as metáforas de navegação – e podemos comandar o barco consoante o que acreditamos ser o caminho certo para chegar a terra. Embora não possamos fazer isso com base em crenças ou apenas a partir de um feeling. Claro que há uma parte de feeling, de acreditarmos que aquela é a coisa certa a fazer, mas quanto mais informação tivermos para sustentar essa sensação, melhor.
Essa informação vem de momentos de pesquisa, sondagem, planeamento e, claro, das revisões, sejam elas mensais, trimestrais ou anuais.
Um dos erros frequentes em freelancers é exatamente não basearem as suas decisões em nada, vão andando, vão vendo – mas faltam números. Falta, por exemplo, saberem que no trimestre passado, enviaram 20 orçamentos e foram aprovados 13, o que dá uma taxa de aprovação de 65% (uma taxa razoável, mas não muito especial). Se essa taxa se mantiver, significa que, havendo capacidade de trabalho de 3 projetos por mês, para ter o mês completo, será preciso, em média, enviar 4,6 (5) orçamentos. Se no mês seguinte só houver 2 pedidos, podemos estar em maus lençóis.
Não é possível saber este tipo de dados sem pararmos, olharmos para trás e fazermos contas ao que aconteceu nos últimos meses.
Como fazer uma revisão trimestral
Uma revisão, seja trimestral ou com outra periodicidade, é mais fácil se for feita com uma checklist que vamos repetindo e sobre a qual vamos editando melhorias.
Não queremos começar do zero de cada vez que um trimestre termina! Queremos construir sobre o que já aprendemos na revisão anterior.
Para começar sugiro que procures revisões de outras pessoas (há várias disponíveis online), em especial que espreites as revisões do método Getting Things Done (GTD) do David Allen para organização pessoal, e do Michael Janda para organização profissional e freelance.
No GTD, a revisão está organizada em 3 partes:
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- Get clear (em português, clarificar): inclui coisas como limpar a caixa de e-mail, limpar a carteira, registar tudo o que é preciso fazer na semana seguinte;
- Get current (em português, atualizar): rever as tarefas pendentes, rever os projetos em curso, entre outros;
- Get creative (em português, ser criativo): iniciar novos projetos que queiras fazer.
Já o Michael Janda sugere uma revisão mais parecida com a lista de perguntas que deixei acima. Deves repetir sempre as mesmas, para, no final do ano, poderes analisar a evolução das respostas. É uma revisão mais qualitativa e direcionada para a tomada de decisões; inclui questões como quantos orçamentos enviaste, quantos foram aprovados, quais eram os objetivos do mês, de onde vieram os clientes que te contactaram, quanto dinheiro está na conta e para quanto tempo dá se tudo correr mal, o que correu melhor e pior, o que queres fazer diferente no próximo mês, quantas horas trabalhaste e quanto custou essa hora. Se coordenas uma equipa, a revisão deve espelhar isso também.
Aos poucos vais perceber o que é que falta na tua checklist da revisão trimestral (e até o que pode estar a mais) e vais editando, construindo esse documento, para repetires o processo de todas as vezes. A repetição não só facilita o arranque da revisão como te garante que nenhum ponto fica esquecido.
Porque é que falamos disto em julho?
Acho útil abordar a revisão trimestral no mês em que é preciso entregar a declaração trimestral da segurança social, ajuda na gestão e integra a revisão no flow de administração do trabalho.
Em julho estamos preparados para rever metade do ano.
A primeira metade é a metade das intenções – em janeiro definimos muitos objetivos, mas agora é que estamos a começar a perceber para onde é que estamos a ir e até onde estamos a conseguir chegar. Estamos a meio do ano, é a altura ideal para parar e afinar a rota, para garantir que esses objetivos tão importantes e precisos são cumpridos.
Esse é o desafio. Uma revisão para ajustar o caminho, olhar para a metade que passou e preparar a próxima.
Saiba mais sobre o projeto da Sofia em:
https://luscofia.com/
