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Como escolher um programa de faturação como Freelancer
Embora possa usar o Portal das Finanças para emitir faturas, existem razões para escolher um programa de faturação.
Como freelancers estamos habituados a não ser a norma. O mundo está organizado, sobretudo, em empresas e consumidores e quem está por conta própria, sozinho, costuma sair desse padrão. É natural, por isso, que a maioria das promoções e ferramentas de negócio sejam direcionadas para empresas — incluindo programas de faturação.
Bem, não é só por ser o padrão, também é porque, para as entidades com contabilidade organizada (mais comum nas empresas), é obrigatório ter um programa de faturação. Nós, como freelancers e empresários em nome individual, com regime simplificado de contabilidade, temos a hipótese de utilizar o Portal das Finanças para emitir as nossas faturas.
O Portal das Finanças é gratuito, mas não é suficiente para quem emite mais faturas ou quer exigir mais da maneira como apresenta os documentos de cobrança. Há várias razões para ter um programa de faturação como freelancer. Hoje a rubrica é sobre como escolher um programa, o que devemos ter em atenção quando procuramos um pela primeira vez.
1. Certificação pela AT
O critério mais importante de todos. É obrigatório que os programas de faturação sejam certificados pela Autoridade Tributária. A lista de programas certificados pode ser consultada aqui. O Moloni tem o número 2860.
2. Limites de documentos, clientes ou artigos
Muitos programas têm limites de documentos. Ou seja, se o programa tiver um limite de 5 documentos por mês, não vais poder emitir mais do que 5 faturas mensais. Se o programa tiver limite de clientes ou artigos, provavelmente não vamos conseguir ter todos os nossos clientes ou todos os serviços que prestamos registados em base de dados. Isso cria dificuldades a longo prazo. Tem em atenção esse fator quando comparadas o preço.
3. Limites de utilizadores
Se trabalhar sozinho, o limite de utilizadores não é muito importante. És só uma pessoa a ter conta e a aceder ao programa. Contudo, se trabalharmos em equipa poderá fazer sentido teres isto em atenção.
4. Personalização
Como freelancers sabemos que a nossa marca precisa de ser apresentada de acordo com a imagem profissional que queremos transmitir. Essa é uma das razões pelas quais optamos por programas de faturação — as faturas do Portal das Finanças não têm um aspecto tão profissional e a legibilidade não é a melhor. Percebe o nível de personalização do programa que estás a avaliar. O Moloni permite incluir o logotipo nas faturas, alterar o tipo de letra e o modelo geral, além do rodapé e outras opções mais técnicas.
5. Simplificar!
Lembrar sempre que somos um prestador de serviços individual e não uma empresa enorme com muitos artigos, inventários e necessidades. Não é preciso complicar. O ideal é subscrevermos um serviço à nossa medida, sem demasiadas opções (até porque isso se vai reflectir no preço!).
6. Necessidades individuais
O teu negócio poderá ter características particulares que vale a pena ter em atenção. Por exemplo, se vendes produtos digitais ou tens uma loja online, procura um programa que permita integração com a plataforma onde vendes; ou se pretendes que o teu negócio cresça nos próximos anos, com mais elementos na equipa e outras necessidades, encontra um programa que te dê escalabilidade e que possa crescer contigo, sem teres de fazer uma grande mudança.
7. Tirar partido do periodo gratuito
Finalmente, tira partido do período de experimentação e vê se te adaptas ao software, sem compromisso. O Moloni oferece regularmente 30 dias grátis, mas se te inscreveres no curso Faturação para Freelancers tens acesso a um período experimental de 90 dias com o Moloni.
