Blog do Moloni

Aqui, o processo vai ser muito semelhante, mas a diferença é que, pessoalmente, acho que faz mais sentido trabalhar com valores anuais quando trato das minhas finanças pessoais como trabalhadora independente.

Vais precisar de:

• • Folha de papel ou um documento excel
    Não é altura para te preocupares com formatação bonita, isso é no fim.
  • Extratos de conta
    Idealmente anuais, mas se tiveres um negócio mais complexo com muitas despesas, isto pode ser uma tarefa monumental. Nesse caso, cinge-te aos últimos 3 meses. Não te esqueças que são todos os extratos: inclui PayPal e todas as contas bancárias que façam gastos relacionados com trabalho ou recebam pagamentos de clientes.
  • Histórico de faturação
    Do portal das finanças ou de um software como o Moloni.
  • Calculadora
    Para operações básicas.

Passo a passo para um orçamento profissional

1. Cria 6 colunas

• • Despesa;
  • Valor;
  • Data/mês;
  • Fatura;
  • Valor;
  • Data/mês.

Não acho que valha muito a pena pôr o dia de cada despesa, mas o mês é uma informação útil para depois conseguires encontrar padrões sazonais e mensais. Podes descobrir, por exemplo, que em março tens um pico de gastos porque há muitas despesas anuais a sair; ou que em setembro contrataste um serviço excepcional.

2. Lista os valores

• • Para as despesas, usa os teus extratos de conta;
  • Para os rendimentos, usa o teu histórico de faturação.

Não te esqueças das despesas anuais. Como estamos a fazer um orçamento anual, não há necessidade de as estares a dividir por 12.

Exceção: não incluas aqui os pagamentos de impostos e segurança social. Não são propriamente uma despesa corrente, mas sim uma fatia que sai do teu total e que vamos considerar mais tarde.

3. Categoriza e soma

• • Põe categorias gerais em cada despesa
    Por exemplo: escritório, deslocações, material, software, armazenamento.
  • Faz o mesmo para cada fatura
    Usa uma divisão que faça sentido no teu caso, pode ser porque prestas por vários serviços diferentes, ou se fizer sentido dividir por clientes. Faz somas por categoria e por mês.
  • Depois, soma
    Se estiveres a usar o excel, esta parte é facilitada. Queremos ter vários totais nas despesas:

• • • De cada categoria, por mês. Para perceberes a variação dessa categoria ao longo do ano. Quando é que gastas em software, por exemplo, em janeiro? E em março? E qual é o valor base num mês?
    • Do mês. Para facilitar uma análise mais rápida de flutuações ao longo do ano.
    • De tudo! E claro, um total de tudo, para teres um valor anual de despesas profissionais.
  • E os mesmos totais na faturação:
    • De cada categoria, por mês. Na faturação, este total serve para perceberes que parte do teu trabalho está a trazer mais resultados.
    • Do mês. Tal como nas despesas, para perceberes a curva ao longo do ano.
    • De tudo! Também como nas despesas, para teres um valor anual de faturação.
  • Finalmente, subtrai o total das despesas ao total de faturação.
    Considera que a tua faturação não é toda para ti, há uma parte (considerável!) que sai para imposto. Antes de subtraíres as despesas, percebe o verdadeiro “total” disponível.

4. Sê crítico e faz perguntas

Lembra-te que a natureza de ser trabalhador independente é lidar de muito perto com a flutuação de rendimentos – isso não é necessariamente uma coisa má, é uma característica de trabalhar por conta própria com que temos de lidar, pode significar que estás a ganhar mais do que num mês habitual. É como, no caso de quem trabalha por conta de outrem, ter de lidar com os meses em que trabalha mais e ganha o mesmo. Estamos melhor, afinal, não é?

Mas esta flutuação significa que, usarmos um ou dois meses como exemplo, pode não espelhar a realidade do ano. Daí o meu conselho: se possível, num orçamento profissional, usa valores anuais. É certo que um ano pode ser melhor ou pior que o anterior, mas nesta estala conseguimos neutralizar pelo menos a flutuação mensal.

Agora chegámos então à parte qualitativa. Olha para a tua lista de despesas e faturação, faz e responde a uma série de perguntas.

Se fores dado a essas coisas, podes transformar os totais em gráficos e olhares literalmente as tuas curvas de rendimento e despesa.

• • Quais são os picos de faturação? O que pode estar a explicá-los? (ex. mais vendas na altura do Natal)
  • E quais são os pontos mais baixos de faturação? O que pode estar a explicá-los?
  • Quais são os pontos mais altos de despesa? Porquê? Há alguma forma de diluir esse pico ao longo do ano? Interessa fazê-lo?
  • Qual é o valor-base das tuas despesas? (ou seja, qual é o valor num mês só com despesas habituais? Como quem diz, quanto gastas para manter a “porta” da tua loja aberta?)
  • Quanto sobra quando subtrais as despesas ao total de faturação? Aliás, sobra alguma coisa?
  • No caso de haver resto, o que podes fazer com ele? Que tipo de investimento ou poupança está em falta?
  • No caso de não haver resto, como podes criar essa folga?
  • Se o resto for negativo, que despesas podes cortar ou como podes aumentar a faturação para diminuir o teu esforço?
  • Do total de faturação, qual é a percentagem que compõe o teu “salário”? (quanto transferiste para ti próprio ao longo do ano)
  • Há categorias novas que deviam existir? Nomeadamente uma poupança para férias, emergência ou investimento em material. Estas categorias ajudam o teu negócio a crescer e a criares segurança financeira.

5. Corta, edita, acrescenta, planeia

Cria uma nova tabela vazia, agora com 4 colunas.

• • Categoria de despesa;
  • Valor;
  • Categoria de rendimento;
  • Valor.

Com base na análise que fizeste às tuas despesas e faturação, vais definir o teu orçamento profissional. Na prática, isso significa:

• • Estabelecer um valor máximo para cada categoria de despesa, mais à justa ou com pequena margem, dependendo do que é possível. Inclui também as categorias novas, se as definiste no passo acima.
  • Estabelecer um valor previsto para faturação, que deve conseguir cobrir todas as tuas despesas, pagar-te a ti e incluir uma pequena percentagem de crescimento, se assim o entenderes. Também vai servir como objetivo para o ano que estás a orçamentar.

E já está! Ao longo do ano não te esqueças de ir acompanhando as tuas contas, verificando se estás dentro do orçamento e se precisas de fazer pequenos acertos.

Sabe mais sobre o projeto da Sofia Rocha e Silva em:
https://luscofia.com/

Sofia Rocha e Silva

Designer freelancer, a Sofia cedo percebeu que faturar como trabalhador independente tem muito que se lhe diga. Por isso, criou o projeto Luscofia que ajuda freelancers e pequenos empresários a descomplicar a faturação. Agora, contamos com as suas dicas sobre faturação para facilitar a vida de quem trabalha por conta própria.