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Como preparar uma agenda fiscal para 2023
Ao começar um novo ano, uma das recomendações é revermos as nossas formas de organizar o trabalho, de sistematizar os processos e de garantir que o dia-a-dia corre bem e os objetivos são cumpridos.
Parte dessa sistematização tem a ver com a contabilidade, não só porque é uma das características obrigatórias para qualquer negócio, por mais pequeno que seja, mas porque é, tendencialmente, aquela em que temos mais dificuldades como trabalhadores independentes.
Uma das coisas que mudou a minha forma de lidar com a contabilidade foi entender os contornos gerais do calendário fiscal e revê-lo anualmente. Preparar tudo em janeiro ajuda-me a nunca esquecer os prazos, ao mesmo tempo que me dá uma visão geral do que terei de tratar durante o ano.
A boa notícia é que, de ano para ano, a partir do momento em que estamos enquadrados em regime de IVA e já terminou a isenção de Segurança Social, não há grandes atualizações a fazer, a não ser que as leis também sejam atualizadas, mas, como qualquer sistema, a revisão é importante para sabermos que podemos confiar que o que implementámos não está desatualizado e nos vai responder quando precisarmos.
Para os trabalhadores independentes, sobretudo para aqueles que tratam da sua própria contabilidade, estar a par dos prazos das entregas de declarações e dos pagamentos pode parecer um quebra-cabeças, mas há várias ajudas para facilitar essa tarefa.
O Calendário Fiscal da Autoridade Tributária
No Portal das Finanças é disponibilizada a Agenda Fiscal para cada ano. Embora possa demorar a ser atualizada, é a fonte mais completa e fácil para consultar todos os prazos. Além dessa agenda, a AT tem apostado noutros tipos de comunicação com os contribuintes e, por isso, o canal oficial no YouTube ou a página de Instagram também têm alertas sobre prazos.
Para trabalhadores independentes interessa saber os prazos relativos ao IRS (confirmação de agregado familiar, confirmação de faturas, entrega do IRS e pagamentos por conta) e os prazos relativos ao IVA (entrega da declaração periódica e pagamentos). O prazo da entrega da declaração periódica do IVA é definido no artigo 41º do CIVA.
Juntar a Segurança Social e outras obrigações
Além do calendário da AT, para um trabalhador independente o calendário de prazos não fica completo sem as obrigações para com a Segurança Social: a entrega das declarações trimestrais e o pagamento das contribuições mensais.
Ao contrário dos prazos das finanças, que têm tido mais variação nos últimos anos, os da Segurança Social têm-se mantido fixos. Podem ser encontrados no Guia para Trabalhadores Independentes.
Da mesma forma que pode haver outras obrigações que interessa incluir no calendário: a entrega do SAFT, no caso do software de faturação não estar a comunicar diretamente com as Finanças ou a comunicação de inventários.
Calendário fiscal de 2023 para trabalhadores independentes em resumo
No caso do IRS estamos a falar de prazos anuais, por isso é uma boa maneira de começar:
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- Até 15 de fevereiro, confirmar o agregado familiar;
- Até 25 de fevereiro, confirmar as faturas no portal e-Fatura;
- Entre 1 abril e 30 de junho, entrega da declaração de IRS;
- Até 20 de julho, 20 de setembro e 20 de dezembro, pagamentos por conta do IRS, se aplicável.
O IVA, por defeito, é em regime trimestral:
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- Até ao dia 20 do segundo mês a seguir ao trimestre, entregar a declaração periódica do IVA desse trimestre que passou (21 de fevereiro, 20 de maio, 31 de agosto e 21 de novembro);
- Até ao dia 25 do segundo mês a seguir ao trimestre, pagar o IVA. O melhor é pagar assim que se entrega a declaração, para não te esqueceres. Cinco dias é um prazo curto.
A Segurança Social é a obrigação mais recorrente:
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- Até ao último dia do mês a seguir ao trimestre, entregar a declaração trimestral da segurança social (31 de janeiro, 30 de abril, 31 de julho e 31 de outubro);
- Até ao dia 20 de cada mês, pagar a contribuição mensal da segurança social.
Outras obrigações:
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- Até ao dia 5 de cada mês, entregar o ficheiro SAFT;
- Até ao último dia do mês da matrícula do carro, pagar o IUC.
Algumas dicas finais para configurar um calendário
Usa um calendário digital, como o Google Calendar, e repete os prazos mensal ou anualmente. Em vez de configurar todos os anos, marca no dia 20 o pagamento da Segurança Social e pede que o calendário o repita mensalmente, para sempre.
Quando o fim do prazo coincide com o fim-de-semana ou um feriado, é automaticamente adiado para o dia útil seguinte, por isso existem pequenas variações.
Habitualmente, os prazos de agosto avançam para o último dia do mês por causa das férias fiscais. Novamente, acho que o melhor conselho é ignorar estas variações e habituarmo-nos a pagar e a entregar as declarações sempre nos mesmos dias.
O ideal é que, mensalmente, uma manhã seja dedicada à contabilidade. Não queremos dispersar essa tarefa e, por isso, recomendo que o faças pelo dia 8 ou 10 de cada mês, para garantir que não estás em falta com nenhum prazo, e que cries uma rotina de rever as contas do mês que passou, pagar o que tens a pagar e planear o mês seguinte. Executar a tarefa da contabilidade é um grande passo em frente para a saúde financeira de um negócio — e para perder o medo de lidar com finanças!
