Blog do Moloni

A fatura é um documento que se emite para que o pagamento seja feito. É uma prova de transação do teu serviço ou produto. Se o teu cliente for uma empresa, é sempre necessário a emissão de uma fatura para a contabilidade poder começar com o processo de pagamento. Se não for uma empresa, é sempre necessário emissão de fatura para que o teu negócio seja legal e consiga crescer.

Podes emitir a tua fatura digitalmente no Portal das Finanças ou usando um programa de faturação como o Moloni.

Algumas notas sobre faturas

Números de série

Começando pelo início: as faturas têm todas um número de série em sequência e também uma data de emissão, que também é sequencial, mas isso já são coisas automáticas e que não dependem propriamente de ti, mas que sem elas a fatura não tem legitimidade.

Ou seja, depois de emitires a fatura 3, não podes emitir uma fatura 2. Os números têm de ser seguidos. No Moloni, e outros programas de faturação, as faturas têm números como FT M/1, em que "M" é o nome da série por defeito mas pode ser configurado para outra coisa como "Design", aí as tuas faturas vão sair seguidas e chamar-se FT Design/1, FT Design/2 e por aí fora.

No Portal das Finanças não é possível personalizar as séries e as faturas vão ter números de série como, por exemplo, FT 1000034.

Informações de quem vende e de quem compra

A fatura tem que ter também os dados de ambas as partes envolvidas: o transmitente (ou prestador de serviços, quem vende, tu: nome, NIF, morada) e do adquirente (o cliente, quem compra, nome, NIF/NIPC, morada, país). No caso de ser um cliente estrangeiro pode não ser necessária toda a informação ou o número NIF pode chamar-se VAT (no caso de clientes europeus).

O valor do trabalho

Na fatura estará também descrito o valor base do trabalho e os impostos aplicados – IVA e IRS.

Lembra-te que o IVA soma ao valor base e quando fazes orçamentos deves sempre pensar em termos de valor base. Também se chama a isto valor bruto. Se a fatura for isenta de IVA, tens de incluir a razão da isenção.

Se usares um programa de faturação, podes incluir também na fatura uma alínea com o valor da retenção de IRS. Se usares o Portal das Finanças, não consegues fazer isso na fatura, mas é importante que comuniques essa informação ao cliente, por e-mail ou na descrição da fatura.

Nas faturas também há espaço para descontos e outras informações que afetam o preço final.

A descrição da fatura

A descrição dos bens/serviços que vendeste também tem de estar presente para se saber exatamente o que está a ser transacionado.

Isto é a base: queremos saber o que foi vendido!

Agora, há outras informações que podemos acrescentar na descrição da fatura e que vão dar muito jeito no futuro.

Pensa que a fatura é um documento que é tanto para ti como para quem te está a contratar, por isso a descrição deve ser útil para ambas as partes.

Pode ser tentador pôr uma descrição genérica e sempre igual, mas considera deixar mais alguns detalhes sobre o trabalho ou venda (é particularmente importante no caso dos serviços, como vais perceber nos pontos abaixo). Estamos a falar de coisas como:

• • Que serviços estão a ser prestados
    Por exemplo, se estás a fazer a imagem gráfica de uma empresa. A fatura pode ter só isso escrito, mas também podes enumerar o que foi entregue nesse projeto de identidade: um manual de normas? Estratégia? Um logótipo?
  • Qual é a parte do pagamento
    Se a fatura é referente a uma percentagem do valor acordado, é importante que essa informação lá esteja (por exemplo a fatura é relativa a 50% do valor, à parte 1 de 2). Isto vai poupar-te muito tempo na altura de organizar cobranças e perceber a que documento corresponde o quê.
  • Avenças e datas
    Se a fatura é relativa a uma avença mensal, ou a um trabalho realizado num certo dia, coloca na descrição a data de realização do trabalho (por exemplo sessão fotográfica dia 5 de junho de 2021, ou avença de maio 2021). São detalhes que te podem poupar dores de cabeça no futuro se tiveres de voltar a esses documentos. O Portal das Finanças permite que a data de prestação do serviço seja diferente da data de emissão (esta, obrigatoriamente, vai ser a data do dia em que emites a fatura). Nos programas de faturação podes selecionar uma data anterior no máximo até à data da última fatura emitida, ou usar o campo da descrição para incluir esta informação.
  • Empresas que estão a receber apoios de fundos europeus
    Não estamos a falar de vender gato por lebre, mas às vezes faz toda a diferença para a empresa, para poder incluir a despesa no apoio, ter uma fatura que diga “publicidade para redes sociais” em vez de “gestão de redes sociais”. São pontos de simpatia.
  • Notas de encomenda
    Grandes empresas ou entidades públicas vão enviar-te uma Nota de Encomenda antes da emissão da fatura. No fundo isto é o documento que arranca o processo de pagamento dentro da entidade, serve para autorizar a despesa em empresas e municípios, onde a contabilidade é um sistema grande. Quando receberes isso, emites a fatura e terás de incluir na descrição o número que vem na Nota de Encomenda. Normalmente é um número do género 45664/2021 (que significa que é a nota 45664 do ano de 2021). Nestes casos, muitas empresas têm o hábito de te relembrar as informações que deves incluir na descrição da fatura.

Porque é que isto interessa?

Entregar um bom trabalho é o mais importante, sabemos isso. Clientes preferem trabalho de qualidade, sempre, e essa deve ser a nossa prioridade. No entanto, não subestimes a importância da experiência do cliente e o quão fácil é ou não trabalhar contigo. Em grande parte, vai ser a qualidade do serviço, além da qualidade do trabalho entregue, que vai fazer com que esse cliente regresse para trabalhar contigo.

Estamos a falar de transmitir confiança — cumprindo prazos, sendo acessível, respondendo às comunicações, e também tendo em atenção pequenos detalhes na gestão e na contabilidade do teu negócio, para que o cliente perceba (e por consequência confie) que é um negócio sério, não um passatempo, e que está em boas mãos.

Sabe mais sobre o projeto da Sofia Rocha e Silva em:
https://luscofia.com/

Sofia Rocha e Silva

Designer freelancer, a Sofia cedo percebeu que faturar como trabalhador independente tem muito que se lhe diga. Por isso, criou o projeto Luscofia que ajuda freelancers e pequenos empresários a descomplicar a faturação. Agora, contamos com as suas dicas sobre faturação para facilitar a vida de quem trabalha por conta própria.