Contas com a Sofia
Quanto tempo posso demorar a emitir a fatura?
Quando temos um negócio próprio e somos responsáveis pela faturação, habituarmo-nos ao compasso da emissão de documentos pode parecer difícil.
Gosto de pensar nesse “ritmo da contabilidade” como um comboio sempre em andamento, em círculos, e para o qual só nos custa subir uma vez, depois é uma questão de nos mantermos em movimento com ele. Acaba por virar um verdadeiro hábito – respeitar prazos, arrumar as contas, repetir.
No que diz respeito à emissão de faturas e faturas-recibo, bem sei que há maus hábitos: deixar sempre para o fim do mês, adiar, esperar que seja o cliente a pedir, entre outros. Por isso, vamos por partes.
O que diz a lei?
No artigo 36.º do Código do IVA lemos que, regra geral, a fatura deve ser emitida “o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.º”. Trocado por miúdos, significa que temos 5 dias para emitir a fatura da nossa venda.
Indo ao tal artigo 7.º do Código do IVA temos que a definição de “imposto devido” é diferente para vendas de bens e prestações de serviços.
Transmissão de bens (produtos)
Neste caso, o IVA é devido quando os bens são colocados à disposição de quem os adquiri. Ou seja, a partir do momento em que o nosso cliente tem acesso ao produto, nós, como fornecedor, temos 5 dias úteis para emitir a fatura.
Prestações de serviços
No caso dos serviços, o IVA é devido a partir da data em que o serviço é prestado. A partir dessa data, temos os mesmos cinco dias úteis para emitir a fatura.
Importações
No caso das prestações de serviços para fora de Portugal (as chamadas transações intracomunitárias, no caso de serem dentro da União Europeia) e que sejam tributáveis, a fatura tem um prazo de emissão até ao 15º dia do mês seguinte. Para saber mais sobre este caso, podes consultar o artigo 27.º do RITI.
Quando o pagamento é feito antes
Por último, quando há um pagamento antes de ser feita a venda ou prestado o serviço, a fatura deve ser emitida na mesma altura em que o pagamento é feito.
O tempo de faturação na gestão diária
Quando acordamos condições com os nossos clientes, uma das mais importantes para o bom decorrer do projeto é a divisão do pagamento. No mínimo, queremos uma parte paga na adjudicação e uma parte paga no final, e quanto maior for o projeto, mais parcelado é aconselhável que seja o pagamento – sem exageros, claro, porque o objetivo não é tornar as coisas mais complicadas.
Isso significa que pode haver uma parte do pagamento que é feita antes – e assim respeitaria a regra do último caso que mencionei acima – mas o cliente vai normalmente querer a fatura antes de fazer o pagamento.
O meu conselho é que, na ajudicação, envies a fatura no mesmo dia, ou, no máximo, até 5 dias depois; e o mesmo quando terminar cada fase do projeto que tenha um pagamento associado. Se foi feita a primeira apresentação do trabalho, então deves enviar a fatura da primeira parte, e assim sucessivamente.
Tenho percebido que, salvo excepções em que o trimestre muda (por exemplo, faz diferença emitir uma fatura a 31 de março ou a 1 de abril, em termos de futuros pagamentos segurança social e IVA), a emissão de faturas não deve ser adiada.
É do nosso interesse que o pagamento seja feito o mais rapidamente possível, e o envio da fatura é o primeiro passo para que isso aconteça. Um programa como o Moloni facilita esse processo ao ter boas bases de dados de clientes e artigos, para não teres de inserir várias vezes a mesma informação.
Um conselho final
Separa 30 minutos do teu dia para um ponto de situação rápido dos projetos, incluindo contactar os que estão com atraso de resposta, perceber quais são os prioritários para os próximos dias e, claro, faturar os que devem ser faturados.
