Dicas & Conselhos
Como preparar e conduzir reuniões eficientes
Realizar reuniões produtivas pode revelar-se uma tarefa desafiante. Conheça algumas sugestões para tirar o melhor partido de uma reunião.
A realização de reuniões faz parte da vida organizacional. Elas fazem parte de um sistema de rotinas e procedimentos através dos quais tem lugar o desenvolvimento das mais diversas atividades. Uma reunião permite a um determinado grupo a revisão, atualização e adição dos conhecimentos de detém como grupo.
Todas as reuniões devem começar pela definição dos objetivos que se pretendem atingir. Caso estes objetivos não fiquem claros pela positiva ou pela negativa (quais são as consequências de não se fazer a reunião) há uma grande probabilidade de a reunião ser improdutiva e se tornar num grande desperdício de tempo para todos os envolvidos.
Outra variável fulcral para a eficiência de uma reunião são as pessoas presentes. Devem apenas estar presentes todas as pessoas que tenham impacto na reunião a ter lugar.
Caso as pessoas convidadas não se sentirem úteis tenderão a divagar para outros assuntos o que diminuirá ou comprometerá o sucesso da reunião. Todos os participantes deverão ter um papel atribuído na planificação, devendo ser assegurada a participação individual na medida em que se considere necessário.
Passados estes considerandos prévios, que consideramos gerais para todas as reuniões deixamos ainda um conjunto de regras que poderão e deverão ser adaptadas ao contexto de cada organização segundo os objetivos que se pretendam atingir:
- Estabeleça a cultura da pontualidade - A pontualidade com que se gere o começo e a finalização de uma reunião é demonstrativo da importância que os convidados dão ao tema da reunião e ao valor que o promotor/organizador dá ao tempo dos vários participantes. A nota aqui é que todos se devem disciplinar para que os horários sejam cumpridos, nem que para tal seja necessário novos agendamento para a continuação da reunião noutro horário, procedendo-se à suspensão, também ela com prazo, dos trabalho;
- Desfaça-se de toda a tecnologia não essencial - Todos os distratores deverão ser diminuídos ao máximo, devendo apenas ser considerada a tecnologia necessária à participação de cada um, sob pena de ser possível surfar na web, a responder a emails ou a utilização de serviços de instant messaging que nada tenham a ver com as temáticas abordadas na reunião;
- Faça um plano de desenvolvimento - Para aumentar a eficiência da reunião, deverá ser estabelecido um plano que mais do que documentar o evento em si, deve ser utilizado o follow up. Nele deverão ser registadas as ações esperadas de cada interveniente, assim como os períodos de tempo em que deverão ser realizadas. Poderão ser formados grupos para serem levadas a cabo determinadas tarefas.
Deixamos ainda uma nota ao promotor/ condutor da reunião que assume um duplo papel, que é o que gerir as temáticas da reunião e as pessoas que estão reunidas. Este papel vai-se aprimorando das expetativas formais e informais o que, por sua vez, se consegue combinando o desenrolar da estrutura planificada com a escuta ativa de todos os reunidos.
As reuniões podem ser momentos de excecional criatividade e congregação de talento coletivo, mas deverão ser encaminhadas para a obtenção de resultados.
Caso tal seja possível, a reunião deverá terminar com um sumário de todo o trabalho realizado para que os intervenientes fiquem com uma impressão positiva sobre o encontro.
