Dicas & Conselhos
Gestão do Tempo e Otimização do Trabalho
Truques e dicas para organização do seu quotidiano de trabalho.
O melhor aproveitamento do tempo de cada um é uma questão que muitos de nós acaba por resolver de forma intuitiva sem dar muita atenção à ordem pela qual vamos desempenhando as tarefas quotidianas. A evolução tecnológica e era de transformação digital que atualmente vivenciamos alterou formas de trabalho há muito instituídas, como os horários, a determinação dos locais de trabalho ou a permanente ligação a ferramentas de comunicação e de controlo do trabalho.
Ter tempo disponível é uma noção que evolui na proporção inversa do grau de envolvimento que se coloca nas operações que efetuamos, pelo que se torna obrigatório organizar o gasto de tempo para que possamos sempre fazer mais em menos tempo para criar mais tempo e fazer mais coisas. Para que tal seja possível temos que observar 2 conceitos: a importância e a urgência das tarefas que desempenhamos.
O cruzamento dos dois conceitos referidos anteriormente permite-nos definir e classificar ações ou conjuntos de ações e aplicar-lhes prioridades para a sua execução. Ainda que as classificações e exemplos de ações que a seguir se apresentam possam sofrer alterações contextuais, são indicadas pela sua vasta aplicação nos mais variados contextos profissionais/organizacionais. São então exemplos de:
Ações Importantes e Urgentes:
- Situações com classificação de crise escalável;
- Projetos com prazos determinados;
- Atividades realizadas sobre pressão externa;
- Conflitos com stakeholders significativos para a empresa;
- Momentos de avaliação externa.
Ações menos Urgentes mas igualmente Importantes:
- Planeamento e mapeamento de problemas - prevenção;
- Planeamento de atividades;
- Contactos com o mercado e prospeção de atividades;
- Novas formas de atuação - fazer mais com menos;
- Momentos de avaliação interna.
Ações mais urgentes e menos importantes:
- Ações de aplicação a muito curto e a curto prazo;
- Interrupções de procrastinação ou outras que repetidamente retirem o foco das atividades a desempenhar ;
- Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros;
Ações menos urgentes e menos importantes:
- Contactos sem agenda ou objetivos definidos (visitas meramente sociais);
- Reuniões infindáveis e sem consequências práticas.
