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A gestão de projetos enquanto área específica de características eminentemente funcionais da gestão tem fortes componentes de planeamento e orçamentação. Estas componentes assumem uma importância crescente num contexto de constantes alterações em que a capacidade de decisão tem que passar a um novo nível de flexibilidade e adaptação quase instantânea. Com um não-tão-bom planeamento ou uma não-tão-boa orçamentação, as consequências de más decisões podem ser desastrosas para os projetos e mesmo para a totalidade das organizações. 

O planeamento e orçamentação de projetos são previsões das variáveis que constituem os principais recursos associados ao trabalho como taxas de esforço, tempo, custos, etc.. As revisões da orçamentação e planificação deverão ser frequentes e justificam-se transversalmente sempre que houver alterações às considerações iniciais como os preços de materiais, de mão de obra ou dos custos de transporte.

A correta execução de planos e orçamentos permite a alocação de recursos sem desperdícios e a constante monitorização dos mesmos permite a determinação de variáveis de medida da concretização do projeto. Se antes do projeto a identificação e priorização de necessidades assim com a atenção ao detalhe são essenciais para uma boa planificação depois, a boa planificação é essencial para uma boa monitorização de recursos e nível de concretização.

Realça-se que a orçamentação, enquanto previsão, deverá ter também alguma margem de erro já que a indicação de métodos exatos de custo tem outras formas de apresentação como é o caso da faturação pro forma ou do mapeamento de custos.

Considere as seguintes sugestões para ser bem sucedido na função de planificação e orçamentação do seu projeto:

• A renegociação é a melhor amiga do gestor de projetos. Manter os números dentro do previsto, nem sempre é possível. Para que não haja incumprimento negoceie e renegoceie com todos: administração, colaboradores, fornecedores, clientes, etc.. Se tentar constantemente obter mais recursos para o seu projeto, mais hipóteses tem de cumprimento de planos e orçamentos;
• Considere fatores de risco. Nem tudo é previsível como as pandemias mundiais, ou os eventos meteorológicos extremos, mas há fatores como greves, incêndios, terramotos, que podem ser acautelados e mesmo segurados para que o respetivo impacto seja minimizado;
• Divida os items planificados com o maior detalhe que lhe seja possível. A inclusão de um maior nível de detalhe na planificação e orçamentação significa uma melhor e mais eficiente alocação de recursos;
• Faça extrapolação e cenarização. Normalmente, a consideração do pior cenário possível, do mais provável que aconteça e do melhor cenário possível promovem uma boa panorâmica sobre o que esperar da concretização do projeto;
• Inclua procedimentos rotineiros e corriqueiros. Reuniões, viagens, tempo de entrega de materiais, despachos administrativos e mesmo o tempo necessário a fazer cargas e descargas podem ditar que uma planificação de tempo possa estar mais perto ou mais longe da realidade;
• Use ferramentas digitais. Utilize recursos que promovam a colaboração entre membros da mesma equipa, aliviem as tarefas administrativas e construam facilmente peças de reporting facilmente analisáveis e interpretáveis.

Em jeito de conclusão, aplicando estes princípios e adaptando-os às suas taferas de planificação e orçamentação terá como resultado a redução da diferença das suas projeções com os resultados atingidos.

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