EDI - Conheça os novos prazos da Faturação Eletrónica para as Entidades Públicas

A nova forma de contratação pública torna obrigatória a emissão de faturas eletrónicas para empresas que trabalham com organismos públicos.
Esta alteração, assume-se como uma transformação digital em termos funcionais e processuais, tornando todo o processo de faturação mais eficiente, transparente e fiável.

O que é o EDI?

O Electronic Data Interchange tem como finalidade constituir-se como um standard de troca de dados entre entidades envolvidas no processo de faturação, que permitam a formatação de dados a partir da própria emissão de documentos tornando-os transmissíveis e decodificáveis por parte dos recetores, com a menor intervenção humana possível.

Em Portugal, o EDI já é utilizado por alguns agentes económicos, maioritariamente empresas ligadas ao grande consumo e ao retalho, que através de codificações específicas asseguram os seus processos de faturação com outras empresas.

Não existe um sistema universal de EDI mas sim vários standards de codificação. Neste caso, a contratação pública tem um standard específico para a sua comunicação de documentos, o CIUS-PT.

Quais são os prazos para implementação do EDI?

Considerando a complexidade do processo de transformação digital e de implementação de faturação eletrónica, especialmente para pequenas e médias empresas, o Decreto-Lei nº 123/2018 de 28 de Dezembro 2018, veio definir na legislação nacional os prazos limite para implementação do EDI. Os prazos variavam conforme o tipo de organismo público.

Entretanto, essas datas foram alteradas. Foi prorrogado, até 31 de dezembro de 2022, o prazo para as micro, pequenas e médias empresas, quando cocontratantes no âmbito da contratação pública, terem de receber e processar faturas eletrónicas. A decisão consta do n.º 2 do Comunicado do Conselho de Ministros, de 30 de junho de 2022, e será brevemente publicada. Neste artigo pode consultar mais detalhes.

As empresas e entidades, que utilizem mecanismos de faturação diferentes dos previstos no Código dos Contratos Públicos, até ao fim dos prazos mencionados, não podem ser excluídos ou de qualquer forma discriminados pela Administração Pública no âmbito dos seus procedimentos concursais.

Outros dados relevantes sobre o EDI

A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap, I.P.) será a entidade que irá garantir a coordenação de todo o processo de implementação da faturação eletrónica para as entidades públicas referidas, bem como desenvolver os mecanismos de suporte necessários para a Administração Pública.

Deste modo, esta entidade irá assegurar a receção e processamento de todas as faturas eletrónicas remetidas para a Administração Pública.

Solução FE-AP da eSPap

A eSPAP fornece uma plataforma para a implementação do modelo eletrónico em Portugal. Contudo, nem todos os órgãos públicos são obrigados a usá-lo:

• A administração direta do Estado e os institutos públicos são considerados organismos vinculados, ou seja, são obrigadas a aderir à solução FE-AP.
• As entidades voluntárias têm autonomia para aderir ou não à solução.

​A solução para implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, pode ser utilizada por todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, conforme modelo de governo definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, acedem ao portal B2AP (Business to AP) e enviam documentos de faturação eletrónica para o portal da solução FE-AP.